Woningcorporaties staan voortdurend onder druk om de kosten te verlagen en de efficiency te verhogen. Met als lange termijn doelstelling het woonaanbod betaalbaar te houden voor alle huurders. De komende jaren krijgt elke corporatie te maken met een digitale transformatie, waardoor het managen van informatie belangrijker wordt. Hoe kan je daar het beste op inspelen? Een aantal tips uit de praktijk van Woningstichting SWZ.
Verschuiving naar regieorganisatie
Woningcorporaties zijn al enkele jaren langzaam aan het verschuiven naar regieorganisaties, die de behoeften op het gebied van vastgoedbeheer steeds meer invullen door derden in te huren of met derden samen te werken. Een trend die goed past bij de toenemende marktwerking en LEAN-management. Als gevolg daarvan daalt echter het aantal eigen medewerkers en de aanwezige kennis. Om met minder mensen grip te blijven houden op alle uitbestede werkzaamheden en veranderende behoeften van huurders, is het belangrijk informatiemanagement goed te organiseren. Maar ook de informatiekwaliteit continu te blijven verhogen.
Verantwoordelijkheid voor informatiemanagement
De belangrijkste tip voor beter informatiemanagement is simpelweg één persoon ervoor verantwoordelijk maken. Bij veel woningcorporaties zijn meerdere mensen deels verantwoordelijk voor de informatiekwaliteit. Die versnippering leidt al snel tot een gebrekkige kwaliteit en mogelijk zelfs informatieverlies. In dit tijdperk, waarin alle processen worden gedigitaliseerd en waar mogelijk geautomatiseerd, wordt het managen van informatie bedrijfskritisch voor de toekomst van elke organisatie. Door toenemende regelgeving en cyberdreigingen tevens complexer.
Opgedane kennis en ervaring borgen
Als tweede tip is het belangrijk alle opgedane kennis en ervaring beter vast te leggen. Woningcorporaties zijn goed in het resultaatgericht realiseren van projecten, maar denken nog te weinig na over het vastleggen van alle nieuw gegenereerde informatie. De efficiency van projectmatig werken valt of staat echter met alle geleerde lessen en informatie uit eerder gerealiseerde vergelijkbare projecten. Wanneer die onvoldoende worden gearchiveerd, geëvalueerd en toegankelijk zijn, moeten de opvolgende projectleiders te veel nieuwe wielen uitvinden.
Benut nieuwe technologie
Last but not least adviseer ik de mogelijkheden van nieuwe technologie te benutten, zoals altijd en overal toegankelijke informatie via de cloud en het gebruik van BIM (Bouw Informatie Model). Het in 3D kunnen bekijken, analyseren, delen en bespreken van alle beschikbare informatie gaat de komende jaren nog een grote vlucht nemen. Mede omdat er momenteel meerdere ICT-disciplines bij elkaar komen die kansen bieden voor corporaties, zoals steeds betere analysetools, de inzet van geografische data (GIS), BIG-data, en het toenemend gebruik van BIM in projecten.
Rob Rutgers, coördinator Vastgoedbeheer bij Woningstichting SWZ
