In bouwprojecten is nog veel tijd en geld te besparen als iedereen op elk gewenst moment toegang heeft tot alle benodigde informatie. Onafhankelijk van de locatie en gebruikte computerapparatuur. Moeilijk te implementeren denk je misschien. Niet bij een cloudgebaseerde oplossing voor Project Informatie Management (PIM). Wat zijn de voordelen, belangrijke aandachtspunten en ervaringen met zo'n PIM-oplossing?

Informatie en communicatie

Elke projectleider leert en ervaart in de praktijk dat informatie en communicatie grote invloed hebben op zijn of haar resultaten. Hoewel de exacte cijfers moeilijk te achterhalen zijn, wordt er in de bouw en civiele techniek zo'n 8 tot 14% aan kosten verspild, door allerlei fouten. Een groot deel daarvan is te voorkomen door betere informatievoorziening en communicatie. Alleen hoe organiseer je dat zonder vooraf te hoeven investeren in een kostbaar ICT-systeem, dat moeilijk te implementeren is? Met een cloudgebaseerde PIM-oplossing. Zo'n oplossing is namelijk apparatuur-, locatie-, en tijdonafhankelijk te gebruiken door alle betrokkenen, zowel van de eigen organisatie als bouwteampartners, op basis van zelf toe te kennen rolgebaseerde toegangsrechten.

Projectbeheersing en beveiliging

Een professionele PIM-oplossing functioneert als eenduidige centrale bron van de waarheid voor alle betrokkenen. Ook regelt zo'n toepassing automatisch het beheer van de documentversies, opvolging van (goedkeurings)procedures en het informeren van iedereen die onderdeel uitmaakt van workflows. Verder beveiligt een PIM alle beschikbare informatie tegen ongeautoriseerd gebruik. Behalve voldoen aan de ISO 27001-standaard is het daarbij belangrijk te letten op ondersteuning voor versleutelde datacommunicatie en twee-factor-authenticatie. Voor het werken met documenten en BIM-modellen op smartphones en tablets, is het tenslotte makkelijk als de PIM-software niet alleen in een browser draait maar ook via een app te gebruiken is.

Het wonder van Boxtel

Een voorbeeldproject waar een cloudgebaseerd PIM belangrijke waarde heeft toegevoegd, is de bouw van het Rabobank datacenter in Boxtel. Bestaande uit een ICT-gebouw van twee verdiepingen met daaromheen vier energiegebouwen en een kantoor van 4.250 m2. Voor de realisatie daarvan heeft bouwdirecteur ing. Jan de Graaf iedereen verplicht met IBIS4Projects te gaan werken, om tijd en kosten te besparen en fouten te voorkomen. "Het bouwen van zo'n groot complex is op zichzelf niet moeilijk, maar alle 700 tot 800 betrokken medewerkers op het juiste moment voorzien van de juiste informatie, is hier een doorslaggevende succesfactor geweest". Voormalig Rabobank bestuurder Piet van Schijndel noemde de snelle bouw in amper 14 maanden bij de opening 'het wonder van Boxtel'. 

Richard van Ammerzoden is werkzaam als accountmanager projectbeheersing bij Ibis (onderdeel van Brink Groep).