Stel je voor: je zit midden in een bouwproject en ineens zie je door de bomen het bos niet meer. De kosten lopen uit de hand, facturen stapelen zich op en er ontstaat chaos. Dit is precies waarom een goede projectadministratie onmisbaar is in de bouw. Het klinkt misschien als veel werk, maar het is dé manier om je projecten soepel en succesvol te laten verlopen. Wij zullen je vertellen wat projectadministratie precies inhoudt en waarom het zo belangrijk is. We bespreken ook het belang van de juiste software en geven tips over waar deze software aan moet voldoen.
Wat is projectadministratie?
Projectadministratie is de ruggengraat van elk bouwproject. Het is het proces waarbij alle administratieve en financiële aspecten van een project worden beheerd en gedocumenteerd. Dit zorgt ervoor dat je altijd een duidelijk overzicht hebt van de voortgang en de bouwkosten van je project.
Stamgegevens van projecten
De kern van projectadministratie bestaat uit de stamgegevens van projecten. Dit zijn alle basisgegevens die nodig zijn om een project goed te kunnen beheren. Denk aan informatie zoals projectnamen, projectlocaties, start- en einddata, en de contactgegevens van alle betrokken partijen. Deze gegevens vormen de basis waarop alle verdere administratie is gebaseerd.
Koppelen van projecten aan opdrachtgevers en doorbelasten van kosten
Een belangrijk aspect van projectadministratie is het koppelen van projecten aan opdrachtgevers. Hierdoor kun je eenvoudig de geboekte kosten doorbelasten via de projectfacturering. Vanaf de calculatie-aanvraag tot aan het opgeleverde bouwobject, alle kosten en inkomsten worden nauwkeurig bijgehouden en toegewezen aan het juiste project en de juiste opdrachtgever. Dit helpt niet alleen bij het bewaken van de kosten, maar zorgt ook voor transparantie richting je klanten.
Het belang van de juiste software voor projectadministratie
Goede projectadministratie valt of staat met de juiste software. Met de juiste tools kun je veel efficiënter werken en fouten voorkomen. Maar wat maakt projectadministratie software precies zo goed?
Een goede projectadministratie software heeft een aantal belangrijke kenmerken. Allereerst moet het overzichtelijk zijn. Je wilt in één oogopslag kunnen zien hoe je project ervoor staat. Daarnaast moet de software flexibel zijn, zodat het mee kan groeien met je project en aanpassingen snel doorgevoerd kunnen worden. Ook moet het betrouwbaar zijn; je moet erop kunnen vertrouwen dat alle gegevens kloppen en veilig opgeslagen worden.
Koppeling met calculatie software
Een groot voordeel is als de projectadministratie software naadloos geïntegreerd kan worden met een calculatie programma. Dit betekent dat je de calculaties die je in de voorbereidende fase hebt gemaakt, direct kunt importeren in je projectadministratie. Zo hoef je niet handmatig gegevens over te zetten, wat tijd bespaart en de kans op fouten vermindert.
Ibis Calculeren voor Bouw: naadloze integratie met projectadministratie software
Ibis Calculeren voor Bouw is een krachtige bouw software die speciaal is ontworpen om het calculatieproces in de bouwsector te vereenvoudigen en te versnellen. Met deze software kun je nauwkeurig hoeveelheden uitrekenen, kosten begroten en wijzigingen doorvoeren in elke fase van je project.
Integratie met projectadministratie software
Een van de grootste voordelen van Ibis Calculeren voor Bouw is de naadloze integratie met projectadministratie software. Doordat de calculatiesoftware direct gekoppeld is aan de projectadministratie, hoef je de gegevens niet handmatig over te zetten. Dit bespaart enorm veel tijd en vermindert de kans op fouten. Alle calculaties die je maakt, worden automatisch bijgewerkt in je projectadministratie.
CUF-export
Na het maken van de begroting kun je deze eenvoudig inlezen in je projectadministratie middels een CUF-export. Dit betekent dat zodra een opdracht volgt, je begroting direct en nauwkeurig kan worden overgezet naar je projectadministratie software. Hierdoor wordt de overgang van de calculatie- naar de uitvoeringsfase naadloos en zonder extra werk.
Meer weten over de calculatie software en de integratie met projectmanagement software? Plan vrijblijvend een demo in of neem contact op met onze accountmanager!
