In de bouw en civiele techniek worden onnodige fouten gemaakt en tijd verspild door beschikbare informatie opnieuw in te voeren. Onder andere bij alle benodigde bouwkosten calculaties voor projecten. Hoe is de cyclus van begroten, calculeren voor de uitvoering en nacalculatie te optimaliseren?
Informatie hergebruiken
Veel bouwbedrijven zijn al blij wanneer alle uitgetrokken hoeveelheden aan arbeidsuren, materialen en onderaanneming als totale kostenpost vanuit de begroting te importeren is in de projectadministratie. Vaak worden daarvoor verschillende software-applicaties gebruikt. Omdat maar een deel van alle begrote projecten tot een opdracht leidt, nemen vooral middelgrote en kleine aannemers het voor lief dat hun werkvoorbereiders daarna dagen bezig zijn om een gedetailleerde nieuwe calculatie voor de uitvoering te maken. Behalve dat er zo minder efficiënt wordt gewerkt, omdat informatie dubbel invoeren marge en doorlooptijd kost, kan het tot fouten leiden, in een markt die concurrerender wordt.
Meer inzicht en grip op bouwkosten
De oplossing voor het optimaliseren van je calculatiecyclus bestaat allereerst uit het gedetailleerder afcoderen van alle begrotingsposten, afgestemd op de eigen administratiesoftware. Dan is tot wel 80% van alle beschikbare informatie automatisch te herkennen en te hergebruiken voor de uitvoering. Ten tweede ondersteunen standaard uitwisselingsformaten als CUF en XML voor beter hergebruik van calculatie-informatie. Natuurlijk zijn er al bouwbedrijven die gedetailleerde begrotingen in hun ERP- administratie-systeem importeren, maar dat zijn tot nu toe vooral de grotere concerns. Behalve dat hergebruik van informatie werkvoorbereiders tijd bespaart en opnieuw invoeren geen leuk werk is, vergroot het ook je inzicht en grip op een project.
Leren van nacalculaties
Een laatste interessant voordeel dat pleit voor gedetailleerder hergebruik van informatie, is de kans te kunnen leren van je nacalculaties. Met uiteraard als doel volgende projecten beter te begroten. Zo creëer je een steeds efficiëntere en nauwkeurigere calculatiecyclus voor bouwkosten. Nu het aanbod van projecten door de groeiende economie en overheids-investeringen weer toeneemt, wordt de efficiëntie van je bedrijfsprocessen een onderscheidende factor voor het winnen of verliezen van aanbestedingen. Verder komen er steeds meer millennials op de arbeidsmarkt en in managementposities terecht die met computers zijn opgegroeid en dubbel invoeren van dezelfde informatie verspilling van hun tijd en talent vinden.
'Alexander Lassche is werkzaam als accountmanager Bouw bij Ibis (onderdeel van Brink Groep)’.
Meer informatie over IBIS-TRAD?
