Gemeenten, woningcorporaties en andere vastgoedbeheerders zijn momenteel weer druk bezig met gebouwinspecties voor het actualiseren van de meerjarenonderhoudsplannen. Voor zowel de effectiviteit als efficiency daarvan is het belangrijk te letten op de mate van detaillering. Meer tijd besteden aan extra detaillering levert namelijk verwaarloosbare schijnnauwkeurigheid op.
80/20-regel
De Italiaanse wiskundige en econoom Vilfredo Pareto is begin vorige eeuw wereldberoemd geworden met zijn 80/20-regel. Daar zijn later verschillende definities op gebaseerd, waaronder dat 80% van een resultaat voortkomt uit slechts 20% van de inspanning. In MJOP's bepalen de daken, gevels, het schilderwerk en installaties van een gebouw ruim 80% van de totale onderhoudskosten. Rekening houdend met genoemde Pareto-regel is het wellicht mogelijk veel tijd en dus geld te besparen door kritisch te kijken naar de mate van detaillering bij alle periodieke inspecties en jaarlijkse aanpassingen van de onderhoudsplannen. Het belangrijkste uitgangspunt daarvoor is welke resultaten met welke nauwkeurigheid uw MJOP's moeten opleveren?
Schijnnauwkeurigheid in de MJOP
Na het vergelijken van de steekproefresultaten van een aantal gedetailleerde en op globaal niveau begrote woningen, kantoren en sporthallen bleek het kostenverschil zo'n 3% over een periode van 10 jaar te zijn. Daarom levert gedetailleerd begroten een verwaarloosbare schijnnauwkeurigheid op, die beter als risicomarge in de meerjarenonderhoudsplanning is mee te nemen. Natuurlijk zijn er behalve de 80% kostenposten voor gebouwonderhoud ook uitzonderingen, zoals een kostbare warmtepompinstallatie, zonnepanelen en monumentale gebouwen. Die uitzonderingen komen echter hooguit bij 20% van alle objecten voor. Natuurlijk kun je ook zelf het nauwkeurigheidsverschil bepalen tussen gedetailleerd en meer globaal begroten, op basis van een steekproef uit de eigen vastgoedportefeuille.
Sneller resultaten met minder personeel
Een ander voordeel van globaler inspecteren en begroten, is het feit dat je als vastgoedmanager met minder personeel sneller resultaten kunt laten zien. Dat is in het huidige tijdperk van 'real-time' managementinformatie en uitbesteden van werk minstens zo belangrijk. Tenslotte is het raadzaam te letten op het snijvlak tussen MJOP en facility management. Voor deze beide toepassingen wordt er namelijk veel gebouwgerelateerde informatie geregistreerd en beheerd, waardoor hergebruik van al beschikbare informatie ook tijdwinst kan opleveren. Blijf dan wel letten op verschillen in detailniveau, omdat het voor je MJOP volstaat een post inventaris op te nemen, terwijl de facility manager exact wil weten waar alle koffieapparaten en kantoormachines staan.
Edwin Mekkering is werkzaam als accountmanager Vastgoedbeheer bij Ibis (onderdeel van Brink Groep).
