Bij veel overheden en zorginstellingen is vastgoedbeheer een secundair proces, waarvoor mensen met een technische opleiding verantwoordelijk zijn. Als gevolg daarvan ligt de focus meer op het beheersen van alle onderhoudskosten, dan strategisch beheer van vastgoed gerelateerd aan de primaire processen en organisatiedoelstellingen. Hoe kun je de vastgoedportefeuille effectiever beheren?  

Doelgroepgericht vastgoedbeheer

Net als alle primaire processen is het belangrijk het beheer van vastgoed af te stemmen op de huidige en toekomstige doelgroep(en) van de organisatie. Wie gebruiken het vastgoed en verwacht u daar de komende decennia verandering in? Op basis van bijvoorbeeld demografische en maatschappelijke ontwikkelingen zijn toekomstige veranderingen eenvoudig inzichtelijk te maken. Zoals de groeiende behoefte aan woningen en gemeenschapsvoorzieningen voor ouderen binnen gemeenten en de verschuiving van intramuraal naar extramuraal in de zorg. Het anticiperen op alle ontwikkelingen die de samenstelling en behoeften van de doelgroep(en) veranderen is de belangrijkste sleutel richting effectiever vastgoedbeheer.  

Gebouwspecifieke kengetallen 

Vastgoed is ook effectiever te beheren door meer te gaan sturen op gebouwspecifieke kengetallen, zoals het bouwjaar, de gebruiksfunctie en bezettingsgraad. Deze kengetallen geven namelijk zowel de beheerders als het management beter inzicht en grip op bijvoorbeeld het jaarlijkse onderhoud per m2 bibliotheek, gemeentehuis, kinderboerderij of een operatiekamer in ziekenhuizen. Net zoals voor primaire processen steeds vaker met KPI's wordt gewerkt, is het belangrijk alle gebouwspecifieke en doelgroepgerichte kengetallen te relateren aan de kernactiviteiten en doelstellingen van de organisatie. Professionele vastgoedonderhoudsoftware ondersteunt die vertaalslag.  

Integraal samenwerken

Een derde advies richting effectiever vastgoedbeheer op basis van kengetallen, is het integreren van de beschikbare informatiesystemen om alle belanghebbenden beter integraal te laten samenwerken. Bijvoorbeeld door informatie uit de software voor het maken van de meerjarenonderhoudsbegroting en -planning te koppelen aan de facility management applicatie, of het enterprise resource planning systeem. Binnen veel organisaties is er nog te weinig afstemming tussen de managers van primaire processen en secundaire processen. Door alle beschikbare informatie op basis van kengetallen te integreren en te visualiseren in dashboards creëert u een fundering voor effectiever vastgoedbeheer.

Theo Floor is werkzaam als Consultant  Vastgoedbeheer bij Ibis (onderdeel van Brink Groep).