Gemeenten, woningcorporaties en andere vastgoedbeheerders doorlopen een jaarlijkse cyclus van inspecteren, begroten, plannen en uitvoeren, om alle gebouwen en installaties te onderhouden. Door deze werkzaamheden slim te automatiseren is vastgoedbeheer verder te professionaliseren en te verduurzamen. Hieronder volgen vier aandachtspunten om meer inzicht en grip te krijgen op de MJOP van gebouwen en installaties.
1. Neem de regie in handen bij een MJOP
Het opstellen van een meerjarenonderhoudsplan (MJOP) en -begroting zijn tijdrovende taken voor vastgoedbeheerders. Daarbij wordt nog vaak op een tactisch operationeel niveau gewerkt, door offertes voor alle geplande werkzaamheden aan te vragen en die te consolideren tot een begroting. Neem allereerst meer regie in handen door op basis van de beleidsuitgangspunten je doelstelling en strategie te bepalen en deze pas daarna te vertalen naar een (middel)lange termijn planning en begroting. Dan krijg je bijvoorbeeld ook meer grip op het realiseren van duurzaamheidsambities.
2. Integreer vastgoedbeheer met facility- en servicemanagement
De meeste organisaties gebruiken verschillende informatiesystemen voor het begroten, plannen en operationeel beheren van hun vastgoedobjecten, op basis van een ‘best-of-breed’ ICT-strategie. Daarbij is het belangrijk dubbele werkzaamheden te voorkomen of te elimineren en beschikbare informatie waar mogelijk te hergebruiken. Maar ook zo slim mogelijk tussen diverse systemen uit te wisselen. Oftewel, integreer je oplossing voor vastgoedbeheer met systemen voor facility- en servicemanagement, om zowel tijd als operationele kosten te besparen.
3. Vertrouw op activiteiten, begroting en planning
Om de MJOP-cyclus verder te verbeteren, is het belangrijk dat vastgoedbeheerders meer leren te vertrouwen op de jaarlijks geplande activiteiten en begroting. Beschrijf als fundering daarvoor alle objecten en onderhoudswerkzaamheden duidelijk en eenduidig, inspecteer conform de NEN 2767, begroot met gemiddelde prijzen en optimaliseer de planning op basis van zowel je korte termijn verplichtingen als lange termijn ambities (zoals portefeuilleverduurzaming). Gebruik verder ook informatie uit de vastgoedbeheerapplicatie voor facility- en servicemanagement-verbeteringen.
4. Borg aanwezige kennis en ervaring
Als gevolg van zowel kostenbesparingen als vergrijzing dreigt er de komende jaren specialistische kennis en ervaring op het gebied van vastgoedbeheer verloren te gaan. Voorkom dit door kennis aan de systemen toe te voegen en conditiemetingen volgens de NEN 2767 uit te voeren. Daarmee waarborg je namelijk het objectief en uniform registreren van de fysieke kwaliteit van alle gebouw- en installatieonderdelen. Die basisinformatie is vervolgens te verrijken met eigen kennis, ervaring en verworven inzichten, om steeds professioneler te leren begroten en plannen.
Edwin Mekkering is werkzaam als Accountmanager Vastgoedbeheer bij Ibis (onderdeel van Brink Groep).
