Afspraken die opdrachtgevers en aannemers in de civiele techniek met elkaar maken, kunnen worden vastgelegd in raamovereenkomsten en uitgevoerd op basis van deelopdrachten. In deze contractvormen kunnen bestekposten bepaalde statussen hebben. Deze statussen zijn belangrijk in verband met het bepalen van de inschrijvingssom van de overeenkomst, de grootte van de som van de deelopdracht en met de manier van afrekenen in de administratieve pakketten zoals GwwBesteksAdministratie Online. Om vragen en onduidelijkheden op de inschrijvingsstaat en bij de verrekening van bestekposten te voorkomen, is het belangrijk goed te letten op het invoeren van een correcte aanbestedingsdatum.
Aanbestedingsdatum raamovereenkomst
Bij het opstellen van een raamovereenkomst door de opdrachtgever, speelt de aanbestedingsdatum een belangrijke rol. Dit omdat posten die in de overeenkomst worden aangemaakt na het passeren van de aanbestedingsdatum een aparte status krijgen. Over posten met deze status wordt geen korting verrekend. Deze posten zijn in GwwBundel eenvoudig te herkennen door dat de code ervan vet wordt weergegeven, zowel op het beeldscherm als in de rapportages. In de praktijk komt er regelmatig een verkeerde aanbestedingsdatum in een overeenkomst terecht. Met als gevolg dat bij sommige bestekposten ongewild de verkeerde status en dus ook verkeerde verrekenregels worden gebruikt. Die fout en vragen daarover zijn eenvoudig te voorkomen door direct bij het aanmaken van de overeenkomst de (bij benadering) correcte aanbestedingsdatum in te voeren. Mochten er per ongeluk toch posten in de raamovereenkomst terecht komen met een verkeerde status dan wordt daarop gecontroleerd voordat het zogenaamde RSX-bestand wordt aangemaakt. Er wordt dan een waarschuwing gegeven dat er posten met een dergelijke status aanwezig zijn en kunnen deze posten met een klik van de juiste status worden voorzien alvorens het RSX-bestand wordt aangemaakt.
Verrekenen staartposten, korting deelopdracht
Naast posten die achteraf aan een raamovereenkomst worden toegevoegd en waarover de aannemer geen korting hoeft te verrekenen, is er nog een andere status mogelijk. Deze status is enkel mogelijk in een deelopdracht. Deze status betreft posten die achteraf zijn toegevoegd aan de deelopdracht en dus niet voorkomen in de bijbehorende overeenkomst. Deze posten zijn in GwwBundel te herkennen doordat de code ervan vet en onderstreept wordt weergegeven. Over posten die achteraf aan de deelopdracht zijn toegevoegd, worden helemaal geen staartposten en korting verrekend.
Last-but-not-least is het belangrijk om te weten dat de korting als een positief percentage moet worden ingevuld, anders gaat de verrekening alsnog fout. Vanzelfsprekend kan dit in programmatuur van Ibis alleen maar op een dergelijke correcte manier worden ingevuld, maar dit is niet bij alle software die verkrijgbaar is het geval!
Rob Wiegers is werkzaam als Productmanager Infra bij Brink.
