Het administreren van de termijnenproductie in civieltechnische projecten is een proces met veel papierwerk. Als aannemers en opdrachtgevers de besteksadministratie digitaal gaan verwerken, kunnen beide partijen tijd en geld besparen. Wat zijn de grootste voordelen daarvan?
Efficiencyverbetering door samenwerken aan het RAW-bestek
Het registreren, goedkeuren en factureren van de termijnproductie is een belangrijk formeel proces in elk RAW-gebaseerd civieltechnisch project, dat elke vier weken terugkomt. Na goedkeuring van de termijnstaat mag de aannemer pas alle verrichte werkzaamheden factureren, inclusief het meer- of minderwerk. Bij de meeste projecten wordt de termijnstaat digitaal gemaakt en daarna als PDF naar de opdrachtgever gemaild, of zelfs geprint per post verstuurd. Als dit proces volledig digitaal in besteksadministratie-software met workflowmanagementfunctionaliteit wordt uitgevoerd, is zowel de efficiency aanzienlijk te verbeteren, als de doorlooptijd van projecten te verkorten.
Één informatiebron
Een ander groot voordeel is het voorkomen van administratie- en communicatiefouten en nutteloos dubbel werk, omdat er bij digitaal samenwerken één centrale informatiebron is. Als gevolg daarvan zijn de beschikbare logboeken en weekrapporten voor alle betrokkenen op elk gewenst tijdstip en locatie real-time toegankelijk. Vanaf een desktopcomputer, laptop, tablet of smartphone, afhankelijk van de projectrollen en -bevoegdheden. Bij digitaal samenwerken aan de besteksadministratie sla je alle documenten en communicatie goed beveiligd op, waardoor informatie sneller is terug te vinden en er niets meer verloren gaat.
Administratielast uitvoerders verminderen
Door toenemende regelgeving en nieuwe contractvormen moeten uitvoerders de laatste jaren steeds meer administratiewerk verrichten. Die trend is eenvoudig omkeerbaar door meer digitaal te gaan samenwerken. Behalve tussen hoofdaannemer en opdrachtgever is de administratielast voor uitvoerders ook te verminderen door onderaannemers en leveranciers de eigen werkzaamheden digitaal te laten registreren. Daarvoor moet de software voor besteksadministratie uiteraard wel het gelijktijdig gebruik door meerdere samenwerkende partijen ondersteunen.
