Woningcorporaties maken jaarlijks meerjarenonderhoudsbegrotingen en -planningen om voor de langere termijn inzicht en grip te houden op de kwaliteit van hun portefeuille. Daarbij worden onder andere geaggregeerde conditiescores gebruikt, die er echter toe kunnen leiden dat onacceptabele gebreken over het hoofd worden gezien. Een 'gebrekenzeef' voorkomt die valkuil.
Wat is een gebrekenzeef?
De gebrekenzeef is een speciaal ontwikkelde functionaliteit voor IBIS-MAIN waarin verschillende onderhoudsniveaus of -labels per gebouw en installatie zijn vast te leggen. Met als doel op onderdelenniveau te definiëren welke esthetische en technische gebreken niet mogen voorkomen en dus op korte termijn moeten worden verholpen. Samengevat is het een hulpmiddel om inzicht en grip te krijgen op de korte en middellange termijn benodigde onderhoudswerkzaamheden.
Wat kun je ermee?
Zoals de naam al aangeeft, kun je met de gebrekenzeef op basis van zelf te definiëren niveaus of labels alle ongewenste gebreken filteren en rapporteren. Die zijn daarna eenvoudig te verwerken in een kostenbegroting, of opdrachten voor het uitvoeren van de benodigde herstelwerkzaamheden. Zo’n gebrekenzeef helpt je tevens te voorkomen dat ongewenste gebreken over het hoofd worden gezien bij het beoordelen van de (geaggregeerde) conditiescores van gebouwen en installaties.
Hoe gebruik je de gebrekenzeef?
De gebrekenzeef wordt toegepast bij het analyseren van conditiemetingen volgens de NEN 2767. Daarvoor moet je eerst goed nadenken over welke gebreken wel en niet acceptabel zijn en tot welke omvang. Zo mag schilderwerk bijvoorbeeld alleen geringe en in zeer beperkte mate serieuze gebreken hebben, terwijl het voegwerk van een tuinmuurtje best wat meer gebreken mag hebben. Daarna voer je de gebouwinspectie uit en ‘zeeft’ het programma alle onderhoudswerkzaamheden die noodzakelijk zijn. Tenslotte moeten die nog worden gepland in het meerjarenonderhoudsplan.
Welke voordelen levert de gebrekenzeef op?
In plaats van alleen beslissen op basis van een cijfermatige conditiescore, maakt de gebrekenzeef ook het type en de ernst van gebreken inzichtelijk. In lijn daarmee dwingt het iedereen beter na te denken over de gewenste onderhoudskwaliteit van belangrijke gebouwonderdelen. Verder helpt de gebrekenzeef om vastgoedbeleid vast te leggen in de beheersoftware en het planningsproces deels te automatiseren, wat zowel kostbare tijd bespaart als fouten helpt te voorkomen.
Effectiever sturen op gebreken
Let op, een gebrekenzeef geeft je gedetailleerder inzicht in alle benodigde onderhoudswerkzaamheden na het verwerken van conditiemetingen, maar is nog geen kant en klaar beslisdocument. Het levert je een beter onderbouwde rapportage op om gebouwonderhoud effectiever te sturen op gebreken. Daar moet nog wel met technische kennis en ervaring naar gekeken worden of alleen correctief onderhoud volstaat, of dat vervanging een duurzamere lange termijn beslissing is.
Jeroen Hagen is werkzaam als Senior Manager bij Brink.
