Gemeente Nijmegen is de tiende grootste stad van Nederland en gaat op basis van haar omgevingsvisie 2020-2040 de komende decennia flink investeren in meer woningen, werkgelegenheid en infrastructuur. Op het bureau Stadsrealisatie is Adviseur Kosten en Contracten Roel Hartenhof verantwoordelijk voor het toezicht op de samenwerking met aannemers en het rechtmatig betalen van de verrichte werkzaamheden. “Wij werken voor de infrastructuur binnen onze gemeente samen met meerdere aannemers, op basis van verschillende contractvormen, afhankelijk van het type, de omvang en doorlooptijd van projecten. Om de administratieve verwerking en de transparantie van het toezicht op onderhanden projecten te verbeteren, werken wij online met aannemers samen in Ibis Besteksadministratie voor Infra.”
efficiënt bestekken maken en uitvoering bewaken
Veel infrastructuurprojecten worden volgens de RAW-systematiek in een bestek gespecificeerd en daarna in de uitvoeringsfase op basis van periodieke termijnstaten gefactureerd en betaald. Gemeente Nijmegen gebruikt voor het maken van bestekken Ibis Specificeren voor RAW en voor het bewaken van de uitvoering Ibis Besteksadministratie voor Infra. “Wij werken al ruim 20 jaar met opvolgende versies van die software, eerst onder DOS, daarna onder Windows en sinds begin dit jaar online”, zegt Hartenhof. “Twee belangrijke redenen daarvoor zijn het gebruiksgemak van de Ibis-applicaties en het blijven uitbreiden en verbeteren van de functionaliteit in de loop der jaren. Daar dragen wij vanuit Nijmegen proactief aan bij door jaarlijks onze wensen met Dik Berkheij (accountmanager) en Arend Hoek (productmanager) te bespreken.”
Transparanter samenwerken
“Een belangrijk voordeel van de online versie van Ibis Besteksadministratie voor Infra is het feit dat wij nu korter op de bal en transparanter kunnen samenwerken met aannemers”, vervolgt Hartenhof. “Vroeger werden de termijnstaten als PDF gemaild, vaak geprint en na de beoordeling digitaal goedgekeurd, of nog aangepast. Nu hebben wij en de aannemer op elk gewenst moment toegang tot de meest actuele informatie. Verder ondersteunt de online versie beter het toenemend thuiswerken en op de projectlocatie toevoegen en bekijken van informatie via een smartphone of tablet. Een praktisch voorbeeld daarvan is het eenvoudig kunnen toevoegen van foto’s en opmerkingen ter verduidelijking van een uitgevoerde taak of situatie. Sinds wij online samenwerken wordt er tevens minder geprint, wat natuurlijk duurzamer is”.
BESTEKKEN EN ADMINISTREREN VERFIJNEN
Hartenhof heeft samen met een aantal collega’s het maken van bestekken en bewaken van de uitvoering in de loop der jaren verder verfijnd. “Wij gebruiken een moederbegroting met duidelijke onderbouwing en jaarlijks geactualiseerde prijzen voor het budgetteren van projectplannen. Dat is tijdens de gunningsfase ook een accurate informatiebron om de inschrijvingen van aannemers te beoordelen. Verder gebruiken wij de Ibis-software ook voor werkzaamheden die achteraf worden verrekend, ‘deelopdrachten in regie’. Bijvoorbeeld om volgens een calamiteitenbestek spoedeisende werkzaamheden te laten uitvoeren voor omgevallen bomen, of het repareren van gaten in het wegdek of riool. Wij ervaren dat de ontwikkelaars van Brink na 20 jaar nog steeds openstaan voor het realiseren van verfijningen en toevoegingen aan de software, om onze efficiency en transparantie van samenwerking met aannemers te blijven verbeteren.”