In de bouw worden beschikbare kostprijscalculaties nog te weinig hergebruikt voor het administreren, bijsturen en factureren van de projectuitvoering. Met als gevolg tijdverspilling door onnodig dubbel invoerwerk en een groter risico op het maken van fouten. Inlezen en hergebruiken van de projectbegroting is echter eenvoudig te realiseren via een CUF-bestand en levert waardevolle voordelen op.
Tijdbesparing werkvoorbereiding
Voor de acquisitie van een project wordt er veel tijd besteed aan het uittrekken en afprijzen van de benodigde hoeveelheden en alle uit te voeren werkzaamheden. Die informatie is bijzonder waardevol om te hergebruiken voor het administreren van de projectuitvoering. Daarmee voorkom je namelijk dubbel invoerwerk voor de werkvoorbereiders en het maken van onnodige fouten. Met de huidige krapte op de arbeidsmarkt is waarschijnlijk elke tijdsbesparing welkom.
Real-time projectinzicht
Een ander voordeel van de kostencalculatie importeren in de projectadministratie is het verminderen van de administratielast voor uitvoerders. Die kunnen namelijk alle gewerkte uren en gebruikte materialen op de bouwplaats direct afboeken op de bijbehorende bewakingscodes. Verder geeft deze manier van werken zowel de uitvoerder als het personeel op kantoor real-time inzicht in de projectvoortgang. Met als voordeel dat beide sneller kunnen ingrijpen bij kostenoverschrijdingen.
Snellere facturatie en feedback
Verder biedt het rechtstreeks afboeken van werkzaamheden op de bijbehorende begrotingsregels de mogelijkheid om sneller te factureren, wat op termijn bijdraagt aan een betere liquiditeitspositie. Maar ook de kans om sneller feedback te geven over de nauwkeurigheid van het begrotingsproces, in vergelijking met alle actuele bestedingen. Daardoor wordt het mogelijk projecten vrijwel real-time te bewaken, in plaats van pas achteraf leren van de traditionele nacalculatie.
Calculatie afstemmen op administratie
Om genoemde voordelen te realiseren is het eenmalig nodig alle kostenposten in het calculatieprogramma te linken aan de bewakingscodes van de administratieve software, of het ERP-systeem. Oftewel, je projectbegroting voor te bereiden op het exporteren naar de projectadministratie. Dat kan zowel via het uniforme Calculatie Uitwisselings Formaat (CUF) als een ander communicatieprotocol, bijvoorbeeld TRAD-XML. Indien gewenst kunnen wij je uiteraard helpen bij die afstemming.
Alexander Lassche is werkzaam als Accountmanager Bouw bij Brink.
